Tietosuojakäytäntö

Johdanto

Me Hotelli Korpilammella välitämme yksityisyydestäsi. Meille on erittäin tärkeää, että kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu yksityisyyttä kunnioittaen. Siksi pyrimme aina parhaamme mukaan varmistamaan, että henkilötietoja käsitellään yleisen tietosuoja-asetuksen (”GDPR”) ja muun sovellettavan lainsäädännön mukaisesti. Tämä tietosuojaseloste (”seloste”) koskee vieraiden, asiakkaiden ja tavarantoimittajien henkilötietoja, muiden IT-järjestelmiin (kuten varausjärjestelmiin), verkkosivustolle, sovelluksiin, kanta-asiakasohjelmiin tai vastaaviin mahdollisesti rekisteröityjen henkilöiden henkilötietoja sekä matkatoimistoista, muilta varaussivustoilta tai vastaavista vastaanotettuja henkilötietoja.

Kuka on rekisterinpitäjä?

Hotelli Korpilampi, Korpilammentie 5, 02970 Espoo
Y-tunnus 1495021-8

Miten henkilötietoja kerätään

Saatamme tilanteen mukaan kerätä tietoja sinulta tai muista lähteistä.  

Sinulta

Jos otat meihin yhteyttä varauksen tiimoilta tai teet hotellivarauksen, sinulla on vierailuusi liittyviä erityistoiveita tai käytät tarjoamaamme sosiaalista mediaa, keräämme ja käsittelemme tietoja, joita annat meille (ja jotka voivat sisältää erityisiä henkilötietoryhmiä, kuten tietoja allergioista). Keräämme sinulta myös tietoja, joita tarvitsemme kanta-asiakasohjelmissamme (katso kyseisten ohjelmien erityisehdot).

Muista lähteistä

Jos joku tekee varauksen puolestasi, käsittelemme tähän liittyviä henkilötietojasi.

Vastaanotamme henkilötietoja toisinaan myös kolmansilta osapuolilta (kuten muilta saman konsernin yhtiöiltä), joiden kanssa harjoitamme liiketoimintaa tai jotka ovat tavarantoimittajiamme.

Käsittelemme tietyissä tilanteissa sinua koskevia henkilötietoja, jotka ovat peräisin yleisesti saatavilla olevista lähteistä.

Mikäli käsittelemme sinua koskevia henkilötietoja, joita saamme muista lähteistä kuin sinulta, toimitamme sinulle tarvittavat tiedot GDPR:n mukaan (jos mahdollista).

Mitä tietoja sinusta kerätään ja miksi?

Tiedot hotellivieraista

Henkilötietolajit

Yhteystiedot (kuten nimesi, sähköpostiosoitteesi, puhelinnumerosi ja osoitteesi), demografiset tiedot (kuten ikä, sukupuoli ja kieli), majoittumista koskevat tiedot (jotka voivat sisältää erityisiä henkilötietoryhmiä, kuten tietoja allergioista), passin numero, kanta-asiakasohjelmien asiakasnumerot, maksutiedot (kuten luottokortin numero), yritystiedot, varaukseen liittyvät tiedot sekä tiedot, jotka lähetät meille (esim. hotellejamme ja palveluitamme koskeva palaute).

Käsittelyn oikeusperuste

Suostumus (mikäli olemme pyytäneet sitä sinulta ja olet antanut sen) tai käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa olet osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi sinun pyynnöstäsi (esimerkiksi varaukseen liittyen).

Tarkoitus

Voidaksemme tarjota sinulle pyytämiäsi palveluita ja tuotteita (esimerkiksi varaukseen liittyen).

Yhteyshenkilöiden tiedot

Henkilötietolajit

Yhteystiedot, kuten nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

Käsittelyn oikeusperuste

Oikeutetun edun toteuttaminen – käsittelemme henkilötietojasi tavoilla, joita voisit kohtuudella odottaa ja joilla on vain vähäinen vaikutus yksityisyyteesi (tai jos käsittelyyn on perusteltu syy) ja ainoastaan käsittelyn tarkoituksen mukaisesti.

Tarkoitus

Käsittelemme henkilötietoja tavarantoimittajasuhteiden hallintaa, erilaisiin kysymyksiin liittyviä yhteydenottoja, laskutusta ja markkinointia (tarvittaessa) varten tai voidaksemme muilla tavoin viestiä sinun ja yrityksesi kanssa.

Sosiaalinen media

Sosiaalinen media

Henkilötietolajit

Henkilötiedot, jotka lähetät meille missä tahansa sosiaalisen median alustassa (kuten nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero).

Käsittelyn oikeusperuste

Suostumus (mikäli olemme pyytäneet sitä sinulta ja olet antanut sen) tai käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa olet osapuolena, sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi sinun pyynnöstäsi (esimerkiksi varaukseen liittyen) tai oikeutetun edun toteuttamiseksi.

Tarkoitus

Voidaksemme tarjota sinulle haluamiasi palveluita ja tuotteita, hallita ja markkinoida palveluitamme ja tuotteitamme sekä pitää sinuun yhteyttä

Sähköposti

Sähköposti

Henkilötietolajit

Nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja muut henkilötiedot, jotka lähetät meille sähköpostitse.  

Käsittelyn oikeusperuste

Suostumus (mikäli olemme pyytäneet sitä sinulta ja olet antanut sen) tai käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa olet osapuolena, sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi sinun pyynnöstäsi (esimerkiksi varaukseen liittyen) tai oikeutetun edun toteuttamiseksi.

Tarkoitus

Voidaksemme tarjota sinulle haluamiasi palveluita ja tuotteita, hallita ja markkinoida palveluitamme ja tuotteitamme sekä pitää sinuun yhteyttä.

Lapsia koskevat henkilötiedot

Emme tietääksemme ole yhteydessä alaikäisiin lapsiin tai kerää heiltä henkilötietoja ilman vanhemman tai huoltajan suostumusta. Jos uskot, että olemme vahingossa keränneet tällaisia tietoja, otathan meihin yhteyttä, jotta voimme pikimmiten pyytää vanhemman suostumuksen tai poistaa tiedot.

Suoramarkkinointi

Saatamme käyttää henkilötietojasi voidaksemme lähettää sinulle tarjouksia ja muita markkinointiin liittyviä tietoja. Jos olet antanut suostumuksesi markkinointiviestien vastaanottamiseen, voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa myöhemmin. 

Lisäksi jos vastaanotat markkinointiviestejä, sinulla on oikeus milloin tahansa kieltää meitä ottamasta sinuun yhteyttä markkinointitarkoituksissa ja vastustaa henkilötietojesi käsittelyä tällaisia markkinointitarkoituksia varten (lisätietoja tähän liittyvistä mahdollisuuksistasi ja oikeuksistasi on jäljempänä). Voit kieltäytyä vastaanottamasta markkinointiviestejä myös viesteissä olevista linkeistä.    

 

Kameravalvonta

Tietyissä hotelleissamme on käytössä kameravalvonta. Kameravalvonta katsotaan yksityisyyden näkökulmasta erityisen arkaluonteiseksi, ja on erittäin tärkeää, että kameravalvonta toteutetaan kulloinkin voimassa olevan asiaankuuluvan lainsäädännön mukaisesti.

Jos haluat lisätietoja kameravalvonnastamme, ota meihin yhteyttä (yhteystiedot ovat jäljempänä).

Erilaiset järjestelmät

Saatamme tilanteen mukaan käsitellä henkilötietoja muun muassa seuraavan tyyppisissä järjestelmissä tai niihin liittyen:

kiinteistönhallintajärjestelmä, kiinteistöhuoltojärjestelmä, henkilöstön rekisteröintijärjestelmä, tuottavuusjärjestelmä, puhelinjärjestelmä, kirjanpitojärjestelmä, kellojärjestelmä, tuotonhallintajärjestelmä, tulosyksikköjärjestelmä, viestintäjärjestelmä, palkkajärjestelmä, luottokorttijärjestelmä, avainkorttijärjestelmä, TV- ja IT-infrastruktuuri (Internet jne.) ja videovalvontajärjestelmä.

Mille tahoille luovutamme henkilötietojasi?

Voidaksemme palvella sinua saatamme luovuttaa henkilötietojasi ja anonyymeja tietoja muille yrityksille (myös saman konsernin yhtiöille ja hotelleille), kuten tavarantoimittajille, alihankkijoille ja yhteistyöyrityksille. Nämä tahot saavat käyttää tietoja ainoastaan näitä tarkoituksia varten ja tietojen salassapitoa edellyttävien sopimusten nojalla. Tavarantoimittajamme vakuuttavat, että ne ovat toteuttaneet kohtuullisia toimia meidän lukuumme käsittelemiensä tietojen suojaamiseksi, joskaan tietoturvaa ei voida taata.

Saatamme lisäksi luovuttaa tietoja henkilötietojen käsittelijöinä toimiville kolmansille osapuolille, jotka toimittavat meille palveluita (esim. yritykset, jotka operoivat hotellejamme tai avustavat meitä markkinoinnissa), ja muille saman konsernin yhtiöille (esim. varauksia varten). Luovutamme tarvittaessa tietoja asiaankuuluville viranomaisille.

Saatamme myös luovuttaa tietoja, joiden perusteella sinut voidaan tunnistaa (kuten nimi, osoite, sähköpostiosoite tai puhelinnumero) luotettaville kumppaneille, jotta ne voivat lähettää sinulle mainoksia sinua mahdollisesti kiinnostavista tarjouksista tai palveluista.

Analytiikkayhtiöt voivat saada pääsyn anonyymeihin tietoihin (kuten IP-osoitteeseesi tai laitteesi tunnukseen) voidakseen auttaa meitä ymmärtämään, kuinka palveluitamme käytetään. Ne käsittelevät näitä tietoja yksinomaan meidän lukuumme eivätkä luovuta niitä muutoin kuin kootussa muodossa. Mitään tietoja ei luovuteta yksittäisille käyttäjille.

Siirretäänkö tietoja kolmansiin maihin?

Emme pääsääntöisesti siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin (eli EU:n/ETA-alueen ulkopuolisiin maihin). Jos niitä kuitenkin siirretään, varmistamme, että komissio on tehnyt päätöksen riittävästä tietosuojan tasosta tai että siirto ja käsittely ovat muutoin lainmukaisia GDPR:n mukaisesti (esimerkiksi käyttämällä komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita).

Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Emme säilytä henkilötietoja pidempään kuin on tarpeen niiden käsittelyn tarkoituksen toteuttamista varten. Vastuuhenkilömme varmistavat, että henkilötietojen poistamista koskevia rutiineja noudatetaan (huomaathan, että tietyt lait vaativat tietyntyyppisten tietojen säilyttämistä määrätyn ajan).

Mitä oikeuksia sinulla on rekisteröitynä?

Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi oikaisemista, joissakin tapauksissa vastustaa käsittelyä ja vaatia henkilötietojesi poistamista, niiden käsittelyn rajoittamista (henkilötietojen merkitsemistä tarkoituksena rajoittaa niiden käsittelyä tiettyä tarkoitusta varten) ja oikeus saada ne itsellesi jollakin tietovälineellä (oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen). Huomaathan kuitenkin, että tiettyjä henkilötietoja, kuten maksutietoja, tarvitaan tiettyjen tehtävien suorittamiseen, joten niiden käsittelyä ei voida välttämättä rajoittaa eikä niitä voida poistaa tämän tarkoituksen vuoksi. Sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi, mikäli käsittely perustuu suostumukseen. Jos näin on, se on ilmaistu käsittelyn oikeusperusteena kyseisissä osioissa.

Jos haluat käyttää GDPR:stä johtuvia oikeuksiasi, sinun täytyy lähettää pyyntö rekisterinpitäjälle (yhteystiedot ovat jäljempänä). Seuraavassa on yksityiskohtaisempi kuvaus oikeuksistasi rekisteröitynä.

  • Oikeus saada pääsy tietoihin

Sinulla on oikeus saada tieto siitä, mitä henkilötietojasi rekistereihimme on tallennettu, sekä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoistasi yleensä maksutta. Lähetä tietoihin pääsyä koskeva pyyntö rekisterinpitäjälle (yhteystiedot ovat jäljempänä). Jäljennös lähetetään tavallisesti kuukauden kuluessa sähköpostiosoitteeseesi, joka on rekisteröity järjestelmiimme, tai väestötietojärjestelmään merkittyyn osoitteeseesi. Jos jäljennöksen toimittaminen kestää yli kuukauden, tiedotamme sinulle viivästyksen syistä. Jos uskot, että jossakin rekisterissä olevat tietosi ovat virheellisiä tai harhaanjohtavia, otathan meihin yhteyttä.

  • Oikeus tietojen oikaisemiseen

Sinulla on rekisteröitynä oikeus vaatia, että oikaisemme sinua rekisteröitynä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Tämä tarkoittaa myös, että sinulla on rekisteröitynä oikeus saada puutteelliset henkilötietosi täydennettyä, muun muassa toimittamalla lisäselvitys. Täydentäminen koskee henkilötietoja, joissa on puutteita ja jotka ovat olennaisia tietojen käsittelytarkoituksen kannalta.

  • Oikeus tietojen poistamiseen

Sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan henkilötietosi. Henkilötiedot täytyy poistaa, jos jokin seuraavista perusteista täyttyy:

  • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin
  • peruutat suostumuksesi, johon käsittely on perustunut (eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta)
  • henkilötietojasi käsitellään suoramarkkinointia varten ja vastustat rekisteröitynä käsittelyä tällaista tarkoitusta varten
  • vastustat rekisteröitynä käsittelyä, joka tapahtuu etujen punnitsemisen jälkeen, eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä, joka syrjäyttäisi sinun etusi
  • henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti
  • henkilötiedot on poistettava lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi
  • henkilötiedot liittyvät lapsiin ja ne on kerätty siinä yhteydessä, kun lapsi on luonut profiilia sosiaalisessa verkostossa.

Meillä on oikeus evätä henkilötietojen poistaminen tietyissä tapauksissa, muun muassa jos niitä tarvitaan lakisääteisen velvoitteen noudattamista varten.

  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus vaatia meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä. Henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tarkoittaa tallennettujen henkilötietojen merkitsemistä siten, että niitä saadaan myöhemmin käsitellä vain rajoitettuja tarkoituksia varten. Voit käyttää oikeuttasi käsittelyn rajoittamiseen, jos uskot, että tietosi eivät pidä paikkaansa ja vaadit oikaisemaan ne. Tällöin voit pyytää käsittelyn rajoittamista ajaksi, jonka kuluessa varmistamme tietojesi paikkansapitävyyden.

  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Sinulla on joissakin tapauksissa oikeus saada itseäsi rekisteröitynä koskevat henkilötiedot, jotka olet toimittanut meille, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Tämä oikeus koskee automaattisesti suoritettavaa käsittelyä, kun henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseesi rekisteröitynä tai käsittelyn tarkoituksena on kanssasi tehdyn sopimuksen täytäntöön paneminen, ja vain tietoja, jotka olet itse antanut meille.

  • Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Sinulla on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, kun kyse on henkilötiedoista, joiden käsittely perustuu oikeutettuun etuun. Tällöin emme saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos pystymme osoittamaan, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Jos henkilötietoja käsitellään suoramarkkinointia varten, sinulla on rekisteröitynä oikeus milloin tahansa vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä tällaista markkinointia varten, mukaan lukien profilointia silloin kun se liittyy tällaiseen suoramarkkinointiin.

Automatisoidut yksittäispäätökset

Automatisoituja yksittäispäätöksiä (mukaan lukien profilointia) ei tehdä.

Oikeus peruuttaa suostumus

Olemmeko pyytäneet sinulta suostumusta? Siinä tapauksessa sinulla on oikeus peruuttaa se milloin tahansa!

Meidän on tietyissä tilanteissa pyydettävä sinulta suostumus, jotta voimme toimittaa sinulle palveluita ja käsitellä henkilötietojasi. Saatuamme suostumuksesi käsittelemme henkilötietojasi ainoastaan kyseiseen palveluun, tuotteeseen tai vastaavaan liittyviä tarkoituksia varten.

Saatamme pyytää suostumustasi muun muassa seuraavia tarkoituksia varten:

  1. markkinointi
  2. lapsen henkilötietojen käsittely (jolloin pyydämme suostumuksen vanhemmalta)
  3. erityisten henkilötietoryhmien (kuten allergioita koskevien tietojen) käsittely
  4. henkilötietojen siirto kolmanteen maahan
  5. [varausten käsittely]
  6. henkilökohtaisten mieltymysten käsittely personointia varten.

Jos käsittely perustuu suostumukseesi, sinulla on oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumuksesi (tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen). Jos haluat peruuttaa suostumuksesi, voit tehdä sen samassa palvelussa, samalla verkkosivustolla tai vastaavassa, jossa olet antanut suostumuksesi, tai ottamalla meihin yhteyttä jäljempänä olevaan osoitteeseen tai puhelinnumeroon.

Valvontaviranomainen

Yleisen tietosuoja-asetuksen soveltamisen valvonnasta vastaa tietosuojaviranomainen, jolla on valtuudet tarkastella sitä, kuinka käsittelemme henkilötietoja. Jos laiminlyömme GDPR:n noudattamisen, tietosuojaviranomainen voi esimerkiksi antaa varoituksen ja/tai määrätä hallinnollisen sakon. Lisätiedot ja tietosuojaviranomaisen yhteystiedot löytyvät osoitteesta www.tietosuoja.fi

Turvatoimet

Olemme toteuttaneet asianmukaiset tekniset ja organisatoriset kuhunkin käsittelytarkoitukseen liittyvää riskiä vastaavan turvallisuustason varmistamiseksi (kuten kohtuulliset toimenpiteet, joilla sinuun yhdistettävissä olevia tietoja suojellaan luvattomalta pääsyltä ja luovuttamiselta). Salaamme tiedonsiirron sivuilla, joilla annat maksutietoja. Mikään suojaus- tai salausmenetelmä ei kuitenkaan voi takuuvarmasti suojata tietoja kyberrikollisilta tai inhimillisiltä virheiltä. Noudata aina varovaisuutta, kun käytät internetiä.

Muuta

Sinulla ei ole velvollisuutta antaa meille tietojasi tai henkilötietojasi. Joissakin tapauksissa emme kuitenkaan pysty tarjoamaan sinulle kaikkia palveluitamme tai tuotteitamme, jos meillä ei ole lupaa käsitellä henkilötietojasi.

Yhteystiedot

Jos sinulla on kysyttävää tietosuojakäytännöistämme tai siitä, kuinka käsittelemme henkilötietojasi, ota meihin yhteyttä: Hotelli Korpilampi, Korpilammentie 5, 02970 Espoo,
puh. 09 613 8411, myynti@korpilampi.fi

Tämän selosteen päivitykset

Saatamme päivittää tätä selostetta aika ajoin. Ilmoitamme sinulle tähän selosteeseen tehtävistä merkittävistä muutoksista lain edellyttämällä tavalla. Julkaisemme aina ajantasaisen kopion selosteesta verkkosivustoillamme. Käy siis sivustollamme tarkistamassa mahdolliset päivitykset.

Onko Kysyttävää?

reception@korpilampi.fi